Uw privacy

Privacyverklaring Topgeschenken.nl/ Toptaarten.nl/ Topbloemen.nl/ Topbloemen.be

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Topgeschenken Nederland B.V., tevens handelende onder de naam Topbloemen.nl, Toptaarten.nl, Givvr.nl, persoonsgegevens gebruikt wanneer u onze website bezoekt, een bestelling plaatst of contact met ons opneemt.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Topgeschenken Nederland B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens via Topgeschenken.nl, Toptaarten.nl en Topbloemen.nl. In deze verklaring noemen wij Topgeschenken Nederland B.V. “wij”.

Vestigingsadres: Thailandlaan 6, 1432 DJ Aalsmeer

E-mail: [email protected] Telefoon: 088 110 8000

Functionaris voor Gegevensbescherming (FG): C.J. Hes, bereikbaar via [email protected]

Heeft u vragen over deze verklaring of wilt u een privacy verzoek doen? Neem dan contact met ons op via de hierboven genoemde contactgegevens.

 

2. Welke gegevens gebruiken wij en waarom

Welke gegevens wij gebruiken, hangt af van uw contact met ons. Wij verwerken gegevens die nodig zijn om een bestelling te plaatsen en te bezorgen, een account te beheren, betalingen en administratie af te handelen, vragen of klachten te behandelen en, als dat is toegestaan, marketing te verzorgen. De gegevens die daarbij kunnen worden gebruikt, staan per situatie hieronder. Een account is alleen nodig als u daarvoor kiest. Of een telefoonnummer nodig is, hangt af van de gekozen dienst of bezorgoptie. Voor het plaatsen en uitvoeren van een bestelling zijn de gegevens die in het bestelproces als verplicht zijn aangegeven, nodig om de overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. De verstrekking daarvan is geen wettelijke verplichting. Als u deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij uw bestelling niet aannemen of uitvoeren. Gegevens die nodig zijn voor een specifieke functie of bezorgoptie, zijn alleen nodig als u daarvoor kiest; zonder die gegevens kunnen wij die functie of optie mogelijk niet aanbieden.

Situatie en doel	Gegevens die daarbij kunnen worden gebruikt
Een bestelling plaatsen en bezorgen	Naam en contactgegevens van de besteller; factuur- en bezorgadres; e-mailadres en, indien opgegeven of nodig voor bezorging, telefoonnummer; bestelde producten, kaarttekst en bezorgvoorkeuren; bestelnummer en betaalstatus.
Gegevens van de ontvanger	Naam en bezorgadres van de ontvanger en gegevens die nodig zijn om de bestelling te bezorgen, zoals een telefoonnummer of bezorginstructie als u die opgeeft. Deel alleen gegevens die nodig zijn voor de bezorging.
Betaling en administratie	Betaal- en transactiegegevens, factuurgegevens en gegevens over de bestelling. Betaalgegevens worden waar mogelijk door de betaaldienstverlener verwerkt; wij ontvangen niet noodzakelijk uw volledige betaalkaartgegevens.
Een account gebruiken	Inlog- en accountgegevens en gegevens die u in uw account opslaat of bijwerkt, voor zover de accountfunctie deze gegevens vraagt.
Vraag, klacht of serviceverzoek	Uw naam en contactgegevens, de inhoud van uw bericht en gegevens die nodig zijn om uw vraag of klacht af te handelen.
Zakelijke bestelling of account	Bedrijfsnaam, zakelijke contactgegevens, factuur- en bezorggegevens, order- en betaalgegevens en eventueel een KvK- of btw-nummer, voor zover u deze bij een zakelijke bestelling opgeeft.
Nieuwsbrief en marketing	E-mailadres en, als u toestemming geeft of uw voorkeuren beheert, uw marketingvoorkeuren en de registratie van toestemming of afmelding. E-mail- en marketingdienstverleners kunnen deze gegevens verwerken; zie onderdeel 5.
Website, beveiliging en voorkeuren	Technische gegevens zoals IP-adres, apparaat- en browsergegevens, loggegevens en cookievoorkeuren, voor zover deze nodig zijn voor beveiliging, werking, statistiek of marketing en in overeenstemming met uw cookiekeuze.

 

 

3. Persoonsgegevens van de ontvanger van een cadeau

Als u een bestelling naar iemand anders laat bezorgen, ontvangen wij van de besteller gegevens van de ontvanger, zoals diens naam en bezorgadres en soms een telefoonnummer of bezorginstructie. Wij gebruiken deze gegevens voor het uitvoeren en bezorgen van de bestelling, servicevragen en eventuele wettelijke verplichtingen. Wij gebruiken gegevens van cadeauontvangers niet voor eigen marketing, tenzij daarvoor een zelfstandige geldige grondslag bestaat. De besteller moet alleen gegevens opgeven die nodig zijn voor de bestelling. Zonder voldoende gegevens kan de bestelling mogelijk niet of niet correct worden bezorgd.

Wanneer wij uw gegevens niet rechtstreeks van u ontvangen, verstrekken wij u informatie over het gebruik ervan binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen één maand nadat wij uw gegevens hebben verkregen. Wij hoeven de informatie niet te verstrekken voor zover u daar al over beschikt.

U kunt bezwaar maken tegen verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij beoordelen dan of er zwaarwegende gronden zijn om de verwerking voort te zetten of dat de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering. Als die gronden ontbreken, stoppen wij de verwerking voor dat doel. Bezwaar leidt niet automatisch tot verwijdering van alle gegevens. U kunt ook om verwijdering vragen; wij verwijderen gegevens wanneer daarvoor een grond bestaat en geen wettelijke bewaarplicht of andere geldige reden zich daartegen verzet.

 

4. Op basis van welke grondslag verwerken wij gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een grondslag uit de AVG bestaat. Hieronder staat per doel welke grondslag in beginsel geldt. De definitieve grondslag moet overeenkomen met de feitelijke werkwijze en interne beoordeling.

Doel	Grondslag en toelichting
Bestelling van de besteller verwerken, betaling, bezorging en service	Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de besteller (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
Gegevens van een cadeauontvanger gebruiken voor bezorging	Voor de bezorging van de bestelling verwerken wij de gegevens van de ontvanger op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van de door de besteller opgedragen bezorging (artikel 6 lid 1 onder f AVG), na een belangenafweging. Wij beperken de gegevens tot wat voor de bezorging en service nodig is. Voor zover afzonderlijke gegevens onder een wettelijke verplichting vallen, gebruiken wij daarvoor die wettelijke grondslag.
Facturen en fiscale administratie	Noodzakelijk om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6 lid 1 onder c AVG), voor zover de concrete administratie onder de wettelijke plicht valt.
Klantaccount beheren	Uitvoering van de accountovereenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG).
Marketing aan personen die geen bestaande klant zijn	Voor commerciële elektronische berichten aan personen die geen bestaande klant zijn, vragen wij vooraf toestemming waar artikel 11.7 Telecommunicatiewet dat vereist. Een gerechtvaardigd belang vervangt die vereiste toestemming niet. Een andere wettelijke uitzondering passen wij alleen toe als de voorwaarden daarvan feitelijk zijn vervuld.
Aanbiedingen aan bestaande klanten over eigen, soortgelijke producten of diensten	Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG), in combinatie met de klantuitzondering van artikel 11.7 lid 4 Telecommunicatiewet, als het e-mailadres in het kader van een verkoop is verkregen en de aanbiedingen eigen, soortgelijke producten of diensten betreffen. Bij het verzamelen en in ieder bericht moet kosteloos en eenvoudig bezwaar mogelijk zijn. Als niet aan deze voorwaarden is voldaan, is voorafgaande toestemming nodig.
Beveiliging, fraude-/misbruikonderzoek en afhandeling van klachten	Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG), na een belangenafweging en met passende beperking van toegang en bewaartermijn.
(Niet-)noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken	Toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG, naast de toepasselijke cookieregels), waar vereist. Voor strikt noodzakelijke technieken wordt geen toestemming gevraagd, voor zover aan de wettelijke uitzondering is voldaan.

 

U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen verwerking voor direct marketing kunt u altijd bezwaar maken; daarna stoppen wij dat gebruik. U kunt toestemming altijd intrekken; intrekking maakt eerdere verwerking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

 

5. Wie ontvangt uw gegevens

Wij delen uw persoonsgegevens alleen als dat nodig is voor de doelen in deze verklaring, als u daarvoor toestemming heeft gegeven of als de wet dat verplicht. Afhankelijk van uw bestelling of contact met ons kunnen wij gegevens delen met de volgende categorieën partijen:

• Betaaldienstverleners, voor het verwerken van betalingen en terugbetalingen;
• Bezorg- en uitvoeringspartijen, zoals vervoerders, lokale bloemisten en andere leveranciers, voor het samenstellen en bezorgen van bestellingen;
• Hosting-, IT- en beveiligingsdienstverleners, voor het beheer, onderhoud en de beveiliging van onze website en systemen;
• Klantenservice- en e-maildienstverleners, voor het behandelen van vragen en het versturen van bestel- en serviceberichten;
• Marketing- en analysedienstverleners, voor zover wij die diensten daadwerkelijk gebruiken en de verwerking is toegestaan;
• Overheidsinstanties of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij delen alleen gegevens die voor de betreffende dienst nodig zijn. Partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, doen dit volgens onze instructies en de afspraken met ons. Sommige partijen kunnen voor hun eigen dienstverlening zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk zijn, dan geldt ook hun eigen privacyverklaring.

 

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Afhankelijk van de gebruikte dienst en de toegang die een dienstverlener heeft, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt of vanuit een land buiten de EER toegankelijk zijn. De tabel vermeldt de betrokken dienstverleners, landen of regio’s en de doorgiftewaarborgen. Waar een doorgifte volgens onze gegevens alleen mogelijk is, staat dat erbij. U kunt actuele informatie over een doorgifte en de toepasselijke waarborgen, of een kopie daarvan, opvragen via [email protected].

Categorie dienstverlener	Derde land/regio en doorgiftewaarborgen volgens de leveranciersregistratie
Cloudhosting, infrastructuur, identiteitsbeheer en kantoorsoftware voor de webshop en bedrijfsvoering	Verenigde Staten; sommige diensten gebruiken een EER-regio. Waar nodig: EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s, artikel 46 AVG). EU Data Boundary en EER-hosting zijn aanvullende locatie- en beveiligingsmaatregelen.
E-mailverzending, marketing, webanalyse en websitebeveiliging/CDN	Verenigde Staten. Waar nodig: EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s, artikel 46 AVG). IP-anonimisering en server-side-instellingen bij webanalyse zijn aanvullende maatregelen.
Softwareontwikkeling, samenwerking, project- en documentbeheer, testen, monitoring en API-/beveiligingstools	Verenigde Staten en Australië. Waar nodig: EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s, artikel 46 AVG). Voor sommige diensten is een EER-regio ingericht.
Bedrijfsapplicaties en integraties voor orderverwerking, ERP/financiën, inkoop, BI en klantbetrokkenheid	Verenigde Staten; sommige diensten gebruiken EER-datacenters of EER-regio’s. Waar nodig: EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s, artikel 46 AVG).
Externe IT-ondersteuning en consultancy voor de webshop of bedrijfsvoering	Mogelijke toegang vanuit de Verenigde Staten. Indien persoonsgegevens daar toegankelijk worden gemaakt, gelden de toepasselijke EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s, artikel 46 AVG) of een andere geldige doorgiftegrondslag.

 

 

7. Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld. De AVG verplicht ons in deze verklaring per doel de bewaartermijn te noemen, of — als een vaste termijn niet passend of mogelijk is — duidelijk te maken welke criteria de termijn bepalen. De bewaartermijnen verschillen daarom per soort gegevens en gebruik. Zodra gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze, tenzij een wettelijke verplichting of een concreet geschil langere bewaring vereist.

Gegevens	Bewaartermijn of criterium
Gegevens die nodig zijn voor de fiscale administratie	Voor de wettelijke fiscale administratie geldt in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar, berekend volgens de toepasselijke fiscale regels. Alleen de gegevens die voor die administratie nodig zijn, bewaren wij op deze grond. Als specifieke fiscale regels een andere termijn voorschrijven, volgen wij die regels. Bij gebruik van de Unieregeling (OSS) bewaren wij de relevante gegevens 10 jaar.
Bestel-, betaal- en bezorggegevens, waaronder gegevens van cadeauontvangers	Wij bewaren deze gegevens zolang dat nodig is om de bestelling uit te voeren, de betaling en bezorging af te handelen en servicevragen of aanspraken te behandelen. Daarna verwijderen, pseudonimiseren of anonimiseren wij ze, behalve voor gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen of nodig zijn voor een concreet geschil.
Accountgegevens	Wij bewaren accountgegevens zolang het account actief is en zolang de gegevens nodig zijn voor de accountfunctie. Na sluiting, verwijderen, pseudonimiseren of anonimiseren wij gegevens die niet meer nodig zijn, met uitzondering van gegevens die voor een wettelijke verplichting of een concreet geschil bewaard moeten blijven.
Marketinggegevens en voorkeuren	Wij bewaren deze gegevens zolang wij u op basis van uw toestemming of de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten mogen benaderen en de gegevens daarvoor nodig zijn. Na afmelding, intrekking van toestemming of bezwaar stoppen wij de marketing. Een minimale registratie van uw keuze bewaren wij alleen zolang dat nodig is om die keuze te respecteren.
Contactverzoeken en klachten	Wij bewaren gegevens zolang dat nodig is om het verzoek of de klacht af te handelen en eventuele vervolgvragen of aanspraken te behandelen. Als een concreet geschil ontstaat, bewaren wij alleen de daarvoor relevante gegevens zolang dat nodig is.
Technische beveiligingslogs	Wij bewaren loggegevens zo lang als nodig is voor beveiliging, detectie en onderzoek van incidenten. De termijn hangt af van het soort log en het beveiligingsdoel. Gegevens die nodig zijn voor een concreet incident kunnen afzonderlijk worden bewaard zolang het onderzoek of de afhandeling dat vereist.
Cookies en vergelijkbare technieken	De looptijden van cookies en vergelijkbare technieken staan in de Cookiebot-cookiepagina. Wij bewaren cookievoorkeuren zolang dat nodig is om uw keuze toe te passen en te kunnen aantonen.
Back-ups	Back-ups worden volgens een vaste roulatie overschreven of verwijderd. Gegevens die uit actieve systemen zijn verwijderd, worden na herstel van een back-up opnieuw verwijderd of geanonimiseerd.

 

 

8. Nieuwsbrief en andere marketing

Wij maken onderscheid tussen marketing aan personen die nog geen bestaande klant zijn en aanbiedingen aan bestaande klanten. Aan personen die geen bestaande klant zijn, sturen wij commerciële elektronische berichten alleen met voorafgaande toestemming, voor zover artikel 11.7 Telecommunicatiewet die toestemming vereist. Een andere wettelijke uitzondering gebruiken wij alleen als de voorwaarden daarvan van toepassing zijn. Aan bestaande klanten kunnen wij zonder voorafgaande toestemming aanbiedingen sturen voor eigen producten of diensten die soortgelijk zijn aan een eerdere aankoop, als het e-mailadres in het kader van die verkoop is verkregen en aan de overige wettelijke voorwaarden is voldaan. Bij het verzamelen van het e-mailadres en in ieder marketingbericht bieden wij een duidelijke, kosteloze en eenvoudige mogelijkheid om bezwaar te maken of af te melden. Na bezwaar of afmelding gebruiken wij uw gegevens niet meer voor direct marketing.

Voor het beheren en verzenden van marketingcommunicatie kunnen wij e-mail- en marketingdienstverleners inschakelen. Zij verwerken dan de gegevens die daarvoor nodig zijn, zoals uw e-mailadres, voorkeuren en de registratie van uw toestemming of afmelding. Eventuele tracking, segmentatie of personalisatie wordt alleen toegepast als daarvoor een geldige grondslag en, waar vereist, toestemming bestaat.

 

9. Gebruik van AI

Wij kunnen AI-toepassingen gebruiken om onze producten, productinformatie en de werking of inhoud van de website te verbeteren. Daarbij gebruiken wij geen persoonsgegevens van klanten om klantgedrag te analyseren, klanten te profileren of aanbiedingen persoonlijk te maken. AI wordt ook niet gebruikt om geautomatiseerde besluiten over klanten te nemen.

Voor deze verbeteringen gebruiken wij alleen informatie zonder persoonsgegevens. Wij voeren geen namen, contactgegevens, bestelgegevens, accountgegevens, vrije tekst uit bestellingen of andere tot klanten herleidbare gegevens in AI-systemen in.

 

10. Cookies en webanalyse

Onze website gebruikt functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn voor de werking en beveiliging van de website. Voor analytische, advertentie- of andere niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming als de wet dat vereist. Cookiebot wordt gebruikt om uw cookievoorkeuren te beheren. U kunt uw keuze bekijken, wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen.

Categorie	Gebruik en keuze
Strikt noodzakelijk / functioneel	Winkelmand, sessie, beveiliging, load balancing en het onthouden van cookievoorkeuren. Alleen gebruiken voor wat noodzakelijk is.
Beperkte statistiek	Alleen als de techniek daadwerkelijk geringe gevolgen voor de privacy heeft en aan de wettelijke voorwaarden voldoet, kan gebruik zonder toestemming zijn toegestaan. Anders wordt vooraf toestemming gevraagd.
Marketing / tracking	Meten van advertentieprestaties, volgen over websites heen, doelgroepen of gepersonaliseerde advertenties vindt niet plaats voordat geldige toestemming is gegeven.
Ingesloten media en social media	Video, kaarten, social plug-ins en andere externe inhoud kunnen gegevens doorgeven zodra zij worden geladen. Dit vindt niet plaats totdat aan de toepasselijke informatie- en toestemmingsvereisten is voldaan.

 

In de cookiepagina vindt u het actuele overzicht van de gebruikte cookies en vergelijkbare technieken, de doelen, aanbieders en looptijden. Via de cookie-instellingen kunt u uw keuze wijzigen of intrekken.

Niet-noodzakelijke cookies worden pas geplaatst nadat geldige toestemming is gegeven, voor zover de wet dat vereist. De cookiebanner biedt een zichtbare mogelijkheid om deze cookies te weigeren. Weigeren is even eenvoudig als accepteren. De banner geeft begrijpelijke informatie over doelen en partijen en maakt het mogelijk een eerdere keuze te wijzigen of in te trekken.

 

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Wij beperken toegang tot medewerkers en dienstverleners die deze toegang voor hun werkzaamheden nodig hebben. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, maken wij contractuele afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.

 

12. Uw privacyrechten

U kunt, binnen de wettelijke voorwaarden, bij ons vragen om:

• inzage in uw persoonsgegevens en informatie over het gebruik daarvan;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens of beperking van het gebruik daarvan;
• overdracht van gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, als het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Soms mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; in dat geval informeren wij u binnen één maand over de reden. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen. Stuur geen kopie van uw identiteitsbewijs mee, tenzij wij u daarvoor een veilige en noodzakelijke werkwijze geven.

Bent u niet tevreden over onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening of de wet verandert. De meest recente versie staat op Topgeschenken.nl, Toptaarten.nl en Topbloemen.nl.